Hausmeisterservices sind das Rückgrat vieler Liegenschaften – nah am Objekt, schnell vor Ort und unverzichtbar für den störungsfreien Betrieb. Doch genau diese Nähe verführt zu Grenzverschiebungen: Was als kleine Hilfe beginnt, kann rasch in erlaubnispflichtige Gewerke, Haftungsrisiken oder Compliance-Verstöße kippen. Wer Effizienz und Rechtssicherheit vereinen will, braucht deshalb klare Aufgabenprofile, Qualifikationsgrenzen und eine konsequente Eskalationslogik.
Rechtlicher Rahmen: Was Hausmeisterdienste dürfen
Hausmeisterdienste erfüllen in erster Linie allgemeine Objektbetreuungs- und Verkehrssicherungspflichten, die der Eigentümer delegieren darf. Dazu gehören Sichtkontrollen, Dokumentation von Mängeln, Reinigung, Gartenpflege sowie der Winterdienst, soweit vertraglich geregelt und organisatorisch beherrscht. Zulässig sind außerdem einfache Instandhaltungsarbeiten, die keine zulassungspflichtigen Handwerke berühren – etwa Leuchtmittel tauschen, Sicherungen/RCD nach Auslösung zurücksetzen, Türschließer nachstellen oder Kleinmaterial wechseln; die Handwerksordnung (HwO) zieht die Grenze dort, wo Tätigkeiten das wesentliche Berufsbild eines zulassungspflichtigen Handwerks prägen.
Ebenfalls umfasst sind Koordination und Überwachung von Fachfirmen, Terminorganisation, Schlüsseldienste für berechtigte Zugänge, Zählerablesungen sowie die Umsetzung von Hausordnungen. Weil der Hausmeisterservice häufig personenbezogene Daten verarbeitet (Schlüsselverzeichnisse, Mängelmeldungen, Kontaktlisten), ist eine DSGVO-konforme Auftragsverarbeitung mit klaren Weisungen, minimaler Datennutzung und dokumentierter Berechtigung unerlässlich. Das dient nicht nur dem Datenschutz, sondern reduziert auch Streitpotenzial gegenüber Mietern und Eigentümern.
Sicherheitsrelevante Routineprüfungen sind erlaubt, solange sie als Sicht- und Funktionskontrollen ohne Eingriff in Anlagen gelten: Freihalten von Fluchtwegen, Kontrolle der Beschilderung, Sichtprüfung von Feuerlöschern, Betätigung von Testtastern bei Notbeleuchtung nach Herstellervorgaben, tägliche Aufzugs-Sichtkontrollen oder wöchentliche Spielplatz-Sichtchecks. Diese Regelungen sind sinnvoll, weil häufige, niederschwellige Kontrollen Mängel früh erkennbar machen und Fachwartungen wirksam flankieren. Die Grenze verläuft dort, wo Wartung, Instandsetzung oder Parametereinstellungen spezielle Sachkunde, Zulassung oder Kalibrierung erfordern.
Klare Grenzen: Was sie keinesfalls übernehmen dürfen
Tabu sind Arbeiten, die das Berufsbild zulassungspflichtiger Handwerke bestimmen: Eingriffe in die feste Elektroinstallation, Sanitär-, Heizungs- und Gasanlagen, Dach- und Abdichtungsarbeiten, Mauer- oder Estricharbeiten sowie jede tragende oder brandschutzrelevante Veränderung. Ebenso unzulässig sind Wartung und Instandsetzung sicherheitskritischer Systeme (Brandmeldeanlage nach DIN 14675, Feuerlöscher nach DIN 14406, Rauch- und Wärmeabzugsanlagen, Feststellanlagen) sowie Aufzugswartung oder -änderungen nach BetrSichV. Wer diese Grenzen überschreitet, riskiert Personen- und Sachschäden, den Verlust des Versicherungsschutzes und wettbewerbs- sowie handwerksrechtliche Sanktionen.
Auch behördlich reglementierte Hygiene- und Gefahrstoffthemen sind ausgeschlossen: Legionellenbeprobung und -bewertung nach TrinkwV, Arbeiten an Trinkwasserinstallationen, Umgang mit Asbest (TRGS 519), Schimmel-Sanierung über reine Ursachenmeldung hinaus, Einsatz bestimmter Biozide/Rodentizide ohne Sachkunde, sowie das eigenständige Dosieren von Schwimmbadchemikalien ohne Qualifikation. Diese Tätigkeiten verlangen definierte Sachkundenachweise, Laborakkreditierungen oder behördliche Anzeigen – aus gutem Grund, denn Fehlgriffe gefährden Gesundheit und Umwelt. Der Hausmeisterservice darf hier beobachten, melden, absichern und Fachbetriebe koordinieren – nicht mehr.
Schließlich bestehen rechtliche und vertragliche Grenzen im Umgang mit Mietern und dem Objekt: Kein Betreten von Wohnungen ohne Einwilligung, richterliche Anordnung oder akute Gefahr im Verzug; keine Rechtsdienstleistungen wie Abmahnungen oder Wohnungsabnahmen mit rechtlicher Wertung ohne Mandat; keine Betriebskostenabrechnung oder Vertragsentscheidungen der Verwaltung. Verkehrssicherungspflichten (z. B. Winterdienst auf öffentlichem Gehweg) dürfen nur übernommen werden, wenn Leistungsfähigkeit, Erreichbarkeit, Vertretung und Dokumentation vertraglich sauber geregelt sind – sonst bleibt der Eigentümer haftbar. Professionell handelt, wer Stop-Regeln definiert: Sobald eine Tätigkeit Qualifikation, Zulassung oder Versicherungsschutz überschreitet, wird sie abgelehnt und umgehend an eine Fachfirma eskaliert.
Ein starker Hausmeisterservice entsteht nicht durch „Alleskönnertum“, sondern durch klare Zuständigkeiten, belastbare Qualifikationen und konsequentes Risikomanagement. Wer zulässige Routineaufgaben klug nutzt, Grenzbereiche strikt meidet und frühzeitig Fachbetriebe einbindet, erhöht Sicherheit, Verfügbarkeit und Rechtssicherheit gleichermaßen. Die Praxisformel lautet: präziser Leistungskatalog, dokumentierte Kontrollen, DSGVO-konforme Prozesse, geeignete Versicherungen – und eine klare Eskalationskultur, bevor aus Hilfe ein Haftungsfall wird.