Hausmeisterkosten sind ein Dauerbrenner in Betriebskostenabrechnungen. Zwischen zulässiger Umlage nach der Betriebskostenverordnung und unzulässigen Verwaltungs- oder Reparaturposten liegt eine schmale Linie. Wer die rechtlichen Leitplanken kennt, vermeidet Streit – und zahlt nur das, was rechtlich geschuldet ist.
Zulässige Kosten: Was der Hausmeister berechnen darf
Rechtlich zulässig und umlagefähig sind die laufenden Kosten des Hauswarts im Sinne von § 2 Nr. 14 BetrKV, soweit sie der laufenden Bewirtschaftung dienen: Überwachung der Anlage, kleinere Pflege- und Kontrollgänge, Koordination von Dienstleistern, Treppenhausreinigung und Winterdienst, sofern diese Leistungen tatsächlich vom Hausmeister erbracht werden und nicht bereits separat abgerechnet sind. Voraussetzung ist eine wirksame mietvertragliche Umlagevereinbarung nach § 556 BGB sowie eine Verteilung nach einem vereinbarten Schlüssel (häufig Wohnfläche). Entscheidend ist der laufende Charakter der Leistung; punktuelle Reparatur- oder Instandsetzungsarbeiten fallen nicht darunter.
Bei angestellten Hausmeistern sind umlagefähig: Lohn, gesetzliche Sozialabgaben sowie betrieblich veranlasste Sachleistungen (z. B. Arbeitskleidung). Bei beauftragten Dienstleistern ist das vereinbarte Nettoentgelt zuzüglich USt umlagefähig; ein zusätzlicher Gewinnaufschlag des Vermieters ist unzulässig. Betreut der Hausmeister mehrere Objekte, ist nur der objektbezogene Anteil umlagefähig und plausibel zu belegen (Zeiterfassung, Leistungsverzeichnis). Wichtig ist die Vermeidung von Doppelansätzen: Erledigt der Hausmeister z. B. den Winterdienst, darf es keinen zweiten Posten „Winterdienst“ durch eine Fremdfirma geben, oder der entsprechende Anteil der Hausmeisterkosten ist herauszurechnen.
Das Wirtschaftlichkeitsgebot (§ 556 Abs. 3 BGB i. V. m. ständiger BGH-Rechtsprechung) begrenzt die Höhe: Kosten müssen marktüblich und notwendig sein. Überteuerte Pauschalen, unnötig umfangreiche Bereitschaftsdienste oder offensichtlich ineffiziente Beauftragungen sind angreifbar. Mieter haben ein Einsichtsrecht in Rechnungen und Verträge, um Angemessenheit und Zuordnung zu prüfen; der Vermieter darf sensible Daten schwärzen, muss aber die Kostenstruktur offenlegen. Transparente Leistungsbeschreibungen und klare Abgrenzungen zu Reinigung, Gartenpflege und Wartung vermeiden Beanstandungen.
Unzulässige Gebühren: Wo Vermieter Grenzen überschreiten
Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten und Instandhaltung/Instandsetzung (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Dazu zählen u. a. Wohnungsabnahmen und -übergaben, Schlüsselverwaltung, Mieterhotlines oder -sprechstunden, Leerstandsbetreuung, Mahnwesen, Störungs- und Reparaturarbeiten sowie Materialeinsatz für Instandsetzungen. Auch Bereitschafts- und Zuschlagsvergütungen, die primär der Störungsbeseitigung oder Reparatur dienen, sind keine Betriebskosten. Solche Tätigkeiten sind vom Vermieter zu tragen oder – bei wirksamer Kleinreparaturklausel – gesondert abzurechnen, nicht jedoch als Betriebskosten des Hauswarts.
Ebenso unzulässig sind Doppel- und Sammelabrechnungen ohne Abgrenzung. Werden Treppenhausreinigung, Gartenpflege oder Winterdienst bereits als eigene Positionen abgerechnet, darf derselbe Leistungsanteil nicht zusätzlich im Hausmeisterposten stecken. Pauschale „Werkzeug-“ oder „Anfahrtspauschalen“ des Hausmeisters, allgemeine Verwaltungspauschalen des Vermieters sowie Gewinnaufschläge bei eigenem Personal sind nicht umlagefähig. Bei einer Hausmeisterwohnung ist nur der objektbezogene, tätigkeitsbezogene Aufwand umlagefähig; allgemeine Wohnkosten ohne Bezug zur laufenden Betreuung sind herauszurechnen.
Formelle Mängel machen Positionen angreifbar: Fehlt die mietvertragliche Umlagevereinbarung, ist die Hausmeisterposition nicht geschuldet. Enthält die Abrechnung nur eine undifferenzierte Pauschale „Hausmeisterservice nach Aufwand“ ohne Aufschlüsselung der Tätigkeiten, verlangt die Rechtsprechung eine nachvollziehbare Trennung in umlagefähige und nicht umlagefähige Anteile; gelingt sie nicht, droht die Kürzung oder Streichung. Mieter sollten binnen 12 Monaten ab Zugang der Abrechnung Einwendungen erheben, Einsicht in Belege verlangen und gezielt Nachfragen zur Leistungsabgrenzung und Kostenangemessenheit stellen.
Der Maßstab ist einfach, die Anwendung oft nicht: Umlagefähig ist, was laufende, objektbezogene Betreuung darstellt – nicht aber Verwaltung, Reparatur oder doppeltes Abrechnen. Vermieter fahren rechtssicher mit klaren Verträgen, detaillierten Leistungsbeschreibungen und sauberer Abgrenzung der Positionen. Mieter wahren ihre Rechte, indem sie Abrechnungen prüfen, Belegeinsicht nutzen und das Wirtschaftlichkeitsgebot aktiv einfordern. So kosten Hausmeisterdienste genau das, was sie dürfen – und keinen Euro mehr.