Ob im Mehrfamilienhaus, in der WEG oder im Gewerbeobjekt: Die Frage, wie ein Hausmeisterservice abrechnet – offen nach Aufwand oder pauschal – entscheidet über Transparenz, Kostensteuerung und Leistungsqualität. Beide Modelle haben starke Argumente und typische Fallstricke. Wer klug verhandelt und sauber definiert, verhindert Ärger in der Nebenkostenabrechnung und sichert verlässliche Services zu marktgerechten Konditionen.
Offene Abrechnung: Transparenz oder Kostenfalle?
Die offene Abrechnung basiert auf Zeit- und Materialnachweis: Stundensätze, An- und Abfahrten, Ersatzteile und Sonderleistungen werden einzeln ausgewiesen. Das schafft Nachvollziehbarkeit und erlaubt es, Leistungen exakt dem Objekt und – bei Umlage – den umlagefähigen Positionen zuzuordnen. Gerade bei Objekten mit schwankendem Bedarf (Havarien, Mieterwechsel, saisonale Spitzen) ist das fair und flexibel.
Dem steht Volatilität gegenüber: Kosten können bei strengen Wintern, hoher Störungsquote oder ineffizienten Abläufen stark schwanken. Ohne klare Regeln drohen lange Stundenzettel, Mehrfachanfahrten oder großzügige Materialaufschläge – die vermeintliche Transparenz wird zur Kostenfalle. Der Kontrollaufwand für Verwaltung und Belegprüfung steigt, und Budgetprognosen werden unscharf.
Wer offen abrechnet, braucht Leitplanken: fixierte Stundensätze und Taktungen (z. B. 15-Minuten), gedeckelte Materialaufschläge, Freigabeprozesse ab definierten Schwellenwerten, monatliche Kostenobergrenzen sowie präzise Leistungsnachweise (digitale Stundenzettel mit Zeitstempeln und Fotodokumentation). Service-Level-Vereinbarungen mit Reaktionszeiten, aber auch klare Zuschlagsregeln, plus regelmäßiges Reporting und Benchmarking stabilisieren Kosten und Qualität.
Pauschale: Planungssicherheit vs. Leistungsgerecht?
Die Pauschale bündelt definierte Leistungen zu einem Festpreis pro Monat: typischerweise Treppenhausreinigung, Außenanlagenpflege, einfache Kontrollgänge und ein vereinbartes Kontingent kleinteiliger Tätigkeiten. Vorteil: hohe Budget- und Nebenkosten-Planungssicherheit, geringer Verwaltungsaufwand und ein Effizienzanreiz für den Dienstleister, da jede eingesparte Minute seine Marge erhöht.
Doch Pauschalen sind nur so gut wie ihr Leistungskatalog. Vage Beschreibungen, fehlende Turni und unklare Qualitätsstandards führen zu Unterleistung oder zu häufigen „Sondereinsatz“-Nachträgen. Bei geringer Auslastung (z. B. milde Winter) zahlen Auftraggeber tendenziell zu viel; bei hoher Last drängt der Dienstleister zur Leistungsbegrenzung. Außerdem müssen Preisanpassungen (z. B. Tariflohn, Energie) fair geregelt sein, sonst frisst die Inflation die Kalkulation.
Eine gute Pauschale definiert den Umfang messbar: Flächen, Turni, Qualitätskriterien, Nachweispflichten (Checklisten, Fotologs), klare Ausschlüsse und separat bepreiste Sondereinsätze. Sinnvoll sind Korridore oder variable Komponenten (z. B. Winterdienst nach Einsatztagen), Indexklauseln, Mindest- und Höchstkontingente sowie Bonus-Malus-Regelungen für Qualität. Eine Probephase mit Kündigungsrecht reduziert das Risiko beider Seiten.
Die Wahl zwischen offener Abrechnung und Pauschale ist keine Ideologie-, sondern eine Risikofrage: Wer Flexibilität und exakte Zuordnung braucht, fährt offen – mit harten Kostenleitplanken; wer stabile Routinen hat und Planbarkeit priorisiert, wählt die Pauschale – mit präzisem Leistungskatalog und variablen Elementen für Ausreißer. In der Praxis überzeugt oft ein Hybrid: Basispauschale für Regelaufgaben, offene Abrechnung für Sondereinsätze. Holen Sie beide Angebotsmodelle ein, vergleichen Sie Stundensätze, Materialaufschläge, SLAs und Nachweisqualität – und entscheiden Sie objektbezogen nach Bedarfsmuster, Witterungsrisiko und gewünschter Steuerungsintensität.